Tribunal de Cuentas de Entre Ríos

ACORDADA Nº 312/2022 TCER (vigente a partir del Ejercicio 2022)

Acordada 312/2022
Planillas renditivas
Instructivo Planillas Renditivas
Nota S1 (Hospitales)
Instructivo planillas de guardias médicas

ACORDADA Nº 281/2016 TCER (vigente hasta el Ejercicio 2021)

Acordada 281/2016
Planillas renditivas
Instructivo Planillas Renditivas
Nota S1 (Hospitales)
Instructivo planillas de guardias médicas

En general, las preguntas frecuentes expuestas para los Centros de Salud, le caben también a los Hospitales; no obstante lo cual, surgen temas específicos que cabría puntualizar:

1- ¿Qué documentación debe contener la Rendición de Cuentas?
De acuerdo a la Acordada Nº 312/2022 TCER (vigente a partir del Ejercicio 2022), la documental que tienen que presentar los Hospitales como Rendición de Cuentas es la siguiente:

a- Nota de presentación de la Rendición de Cuentas.
b- Norma de Designación de los responsables renditivos.
c- Nota indicando la totalidad de las cuentas bancarias da nombre del establecimiento.
d- Copia de los extractos bancarios y libros bancos de las cuentas utilizadas.
e- Información Mensual: • Planilla de Estado de Saldos (Ex Planilla Nº 4).
• Planilla de Situación del Tesoro (Ex Planilla Nº 5).
• Conciliación Bancaria al cierre de cada mes (Ex Planilla Nº 8). f- Información Anual: • Planilla Nomina de Acreedores al Cierre del Ejercicio (Ex Planilla Nº 9).
• Planilla de Contrataciones del Ejercicio (Ex Planilla Nº 10).
• Planilla de Altas Patrimoniales del Ejercicio (Ex Planilla Nº 11).
• Planilla de Cargos Anuales (Ex Planilla Nº 13).
• Planilla de Ingresos y Evolución de la Facturación Arancelamiento (Ex Anexo I).
• Planilla Subsidios Ingresados en el Ejercicio Partida Rentas Generales (Ex Planilla Nº 12).
• Planilla Subsidios Ingresados en el Ejercicio Programa Incluir Salud (Ex Planilla Nº 12).
• Planilla Subsidios pendientes de Inversión al cierre del Ejercicios (Ex Anexo II).
• Planilla de Guardias Activas y Pasivas (Ex Anexo III).

2- ¿Quiénes son los Responsables de presentar las Rendiciones de Cuentas?
A partir del dictado de la Ley Nº 8946 de Descentralización Hospitalaria (Creación de Hospitales Autárquicos de Autogestión), los Hospitales dejaron de ser subresponsables frente al Tribunal de Cuentas, para ser responsables (cuentadantes) directos de presentar la Rendición de Cuentas.
Los obligados a rendir son los Directores, Administradores y/o Responsables Administrativos Financieros por los fondos que administren personalmente o a través de subresponsables.

3- ¿Qué plazos existen para presentar las Rendiciones de Cuentas? ¿Hay opción de pedidos de prórroga?
De acuerdo a lo dispuesto por la Acordada 312/2022 TCER, los plazos establecidos para presentar las planillas que conforman la Rendición de Cuentas se presentará dentro del plazo máximo de cuatro meses computables a partir del vencimiento de cada ejercicio anual.
Por Resolución Nº 202/14 TCER se establece que a partir de las Rendiciones de Cuentas correspondientes al mes de noviembre 2014, no se admitirán solicitudes de prórroga para su presentación por parte de los cuentadantes.

4- ¿Cómo realiza el TCER las verificaciones?
Las verificaciones que realiza el Tribunal de Cuentas son realizadas mediante Auditorias “in situ, en sede del Hospital, en función de la disponibilidad del personal profesional y en combinación con el Área Municipios.
Ante la imposibilidad de concurrir a la sede del Hospital, la auditoria se realiza en sede de este Tribunal de Cuentas, requiriendo la documentación respaldatoria.
Las Auditorias son ejecutadas siguiendo los lineamientos establecidos en el "Plan Anual de Auditoría" que se elabora cada año para todos los Hospitales. El mismo establece los controles mediante pruebas selectivas para poder evaluar el movimiento financiero, económico y patrimonial del Hospital.
La documental respaldatoria de ingresos y egresos y los registros contables deben estar debidamente reservados en sede del Hospital a disposición del Equipo de Auditores.

5- ¿Qué fondos deben ser informados en la Rendición de Cuentas?
En la Rendición de Cuentas deben rendirse todos los ingresos que perciban el Hospital, como ser: Rentas Generales, Arancelamiento, Personal (solo lo que pasa por banco), Guardias Medicas, Plan Sumar, Incluir Salud, Ingresos Extraordinarios (para una compra especifica y/u obra edilicia), donaciones particulares y/o de otros organismos.

6- ¿Qué registros deben llevarse?
Mínimamente deben implementarse Libros Bancos, Libros de Inventario, Registro Especial Psicotrópicos y Estupefacientes en caso de manejar este tipo de medicación.
Por Disposición Interna del Director del nosocomio se puede establecer un sistema de “Caja Chica” destinado a los gastos menores, para lo cual deberá determinándose el responsable de su manejo, gastos a cubrir, monto de reposición, etc.

7- ¿Cómo se debe proceder ante un cambio de autoridades del Hospital?
Al momento del cambio de autoridades se debe labrar un ACTA en la cual quede registrada la entrega al nuevo director de toda la documental que a la fecha del traspaso demuestre la situación presupuestaria, patrimonial, económica y financiera del nosocomio.
A tales efectos al momento del traspaso deberán confeccionarse las siguientes planillas (que deben formar parte del ACTA), las cuales guardan similitud con las exigidas por este Tribunal como Rendición de Cuentas de cada ejercicio, a saber: a- Situación del Tesoro (Ex Planilla Nº 5) en la cual deberán informarse todos los saldos financieros existentes en cada una de las cuentas bancarias mas los fondos en efectivo.
Esta información deberá estar acompañada de las respectivas certificaciones bancarias de todas las cuentas corrientes y cajas de ahorro a nombre del nosocomio y los Arqueos de Caja a dicha fecha.
b- Conciliaciones Bancarias de todas las cuentas corrientes (Ex Planilla Nº 8).
c- Cambio de las firmas habilitadas en las entidades bancarias.
d- Nomina de Acreedores al Cierre del Ejercicio ( Ex Planilla Nº 9).
e- Detalle de los Subsidios Pendientes de Inversión - Rentas Generales e Incluir Salud (Ex Anexo II).
f- Detalle de los Fondos Nacionales ingresados (Plan Sumar, Incluir Salud, otros).
g- Detalle de ingresos, egresos y saldos pendientes de depósito y/o a rendir de Fondos de Terceros (retenciones impositivas, fondos particulares de pacientes, etc).
h- Relevamiento del stock de bienes que se encuentren en el Sector Farmacia, y en el Depósito del hospital, a la fecha del traspaso.
i- Nomina de la Planta de Personal del Hospital (Permanente y Transitoria) y Listado de todos los Contratos vigentes a la fecha de traspaso: • Sobre la Planta de Personal, los listados deben contener como mínimo la siguiente información: número de legajo de cada agente, nombre y apellido, antigüedad, cargo presupuestario y lugar donde presta funciones.
• Sobre el personal contratado, se deben separar los de Locación de Servicios y los de Locación de Obra, informando: nombre y apellido, numero de documento o legajo, fecha de inicio de la relación contractual, función o tarea desarrollada, lugar donde presta funciones, monto abonado y plazo de la contratación. j- Inventario General de Bienes del Hospital

8- ¿Los sobrantes de partidas al cierre del Ejercicio deben devolverse al Ministerio de Salud?
Desde el punto de vista renditivo exigido por este Tribunal de Cuentas, los sobrantes de partidas determinados al cierre de un Ejercicio pueden trasladarse al siguiente e invertirse en el mismo.- Esta situación debe ser comunicada a este Tribunal de Cuentas al presentar la respectiva Rendición de Cuentas Anual.

9- ¿Qué debe tenerse en cuenta para realizar compras?
Se debe cumplimentar el Régimen de Contrataciones del Estado, realizando compulsas de precios para lograr la transparencia de los actos y obtener el precio más conveniente.
Tener en cuenta la Ley Nº 5140 y sus Decretos Reglamentarios.- Como así también los últimos Decretos que fijan los montos máximos para cada tipo de contratación.

10- ¿En qué consiste el fraccionamiento de compras?
Es el desdoblamiento de una contratación con la finalidad de eludir la aplicación de los montos máximos fijados al efecto por el Régimen de Contrataciones del Estado. Esta situación es observada por Tribunal debido a que incumple la normativa vigente.

11- ¿Los hospitales pueden realizar Licitaciones Públicas y/o Privadas?
De acuerdo a lo dispuesto por Decreto Nº 2524/2018 MS en el cual se establecen los Niveles de Complejidad de los Hospitales de la Provincia, los únicos hospitales habilitados a realizar Licitaciones Públicas son: Hospital San Martin (Paraná), Hospital San Roque (Paraná) y Hospital Delicia Masvernat (Concordia).
Sí pueden realizar Licitaciones Privadas, destinadas a la compra de medicamentos, insumos y servicios, teniendo en cuenta los niveles jerárquicos y topes establecidos por el Régimen General de Contrataciones (Decreto Nº 795/96 M.E.O.S.P. y modificatorios).
Por montos más chicos deben realizar compulsas de precios mediante la instrumentación de Concursos de Precios o Cotejos de Precios, según corresponda.
Toda contratación que se disponga debe respetar los principios básicos de transparencia, de libre concurrencia de oferentes y de debida selección de los productos a adquirir, respetando las disposiciones establecidas en el Régimen de Contrataciones de la Provincia.

12- ¿Qué documental deben contener los respectivos Legajos de Contratación?
Por cada procedimiento de compra llevado a cabo y a los fines del estricto cumplimiento de las disposiciones emergentes debe conformarse un expediente, debidamente foliado y ordenado cronológicamente, y que contenga como mínimo la siguiente documentación:
- Solicitud de compra o pedido de materiales del sector pertinente.
- Constancias de las invitaciones realizadas a los proveedores. En caso de haberse enviado las mismas por correo electrónico, incorporar copia de la efectiva recepción del mismo.
- Ofertas recibidas con sus precios cotizados y toda documentación que la acompañe, firmada por el oferente.
- Acta de Apertura de Ofertas.
- Cuadro Comparativo de Ofertas.
- Resolución disponiendo la adjudicación. En caso de no adjudicar al más conveniente en términos económicos, adjuntar informe técnico que motivó tal decisión.
- Copias de las Órdenes de Compra.
- Copias de las Órdenes de Pago.
- Copia de las Facturas.
- Copia de los Remitos, firmadas en conformidad dejando constancia de la recepción de los bienes y/o servicios adquiridos.

13- ¿Se pueden adquirir bienes de capital o realizar reparaciones edilicias con la partida Rentas Generales?
Las partidas Rentas Generales no contemplan estos gastos. Es por ello que se debe contar con autorización expresa del Ministerio de Salud para llevarlos a cabo.

14- ¿Se pueden utilizar autos particulares para realizar tareas en el Centro de Salud?
Para hacer uso de autos particulares, es necesario el dictado de una Resolución por parte del Ministerio de Salud donde consten los datos del vehículo, la titularidad del Director del Centro de Salud y la constancia de poseer seguro contra terceros.

15- Cómo deben rendirse los subsidios recibidos por el Hospital?
En la "Planilla de Subsidios ingresados en el Ejercicio" (Ex Planilla Nº 12) que forma parte de la Rendición de Cuentas Anual debe rendirse la totalidad de los subsidios ingresados en el Ejercicio, transferidos por el Ministerio de Salud o a través del Programa Incluir Salud.
En la "Planilla de Subsidios Pendientes de Inversión al Cierre del Ejercicio" (Ex Anexo II) deben informarse aquellos subsidios que al cierre del ejercicio, continúan sin ser invertidos y/o devueltos al Ministerio de Salud y/o Programa Incluir Salud, según corresponda, ya sea se trate de subsidios ingresados en el ejercicio como también en ejercicios anteriores.
El saldo de subsidios pendientes informado en dicha planilla deberá coincidir con el saldo financiero informado en dicha partida en la Planilla de Saldos Financieros (Ex Planilla Nº 4) del mes de Diciembre.

16- ¿Qué documentación debe contener los legajos renditivos de subsidios?
Se sugiere la implementación de legajos individuales en donde conste todo el trámite inherente a cada subsidio, los que debidamente conformados y legajados cronológicamente, como mínimo deberían contener:
- Evaluación socio-económica que implica su otorgamiento.
- Resolución de aprobación.
- Procedimiento de contratación llevado a cabo para la inversión del subsidio.
- Comprobantes de inversión (factura y remito).
- Constancia de recepción conforme firmada por el beneficiario respecto al destino otorgado al subsidio.
De acuerdo a lo dispuesto por la Circular dispuesta por el Ministerio de Salud en mayo 2013, los legajos renditivos de subsidios deben conservarse de la siguiente manera:
- En el Hospital debe quedar el original de la factura de inversión del subsidio (en los legajos de caja) y copia del expediente del otorgamiento del subsidio (el original va a Atención Médica del Ministerio de Salud).
- Al Ministerio de Salud se va a remitir el expediente en original del Subsidio (va a Atención Médica), pero en ese expediente se incorpora la fotocopia de la factura por la inversión.

17- ¿Los Directores de Hospitales pueden disponer el pago de Adicionales al Personal del Hospital?
El Director del Hospital no está facultado a otorgar suplementos remunerativos al personal, sin contar con autorización expresa (Resolución) del Ministerio de Salud.

18- ¿Los Directores que cobran Adicional por Dedicación Exclusiva pueden cobrar Guardias Médicas?
De acuerdo a lo dispuesto por el Ministerio de Salud, los profesionales que cobran el Adicional por Dedicación Exclusiva solo pueden hacer guardias medicas, siempre y cuando las mismas se cubran por encima de las 44 horas semanales correspondientes a su carga horaria.

19- ¿Se pueden pagar Gastos de Movilidad (Combustible) a Directores de Hospitales por la utilización de sus vehículos particulares?
Sí, en cuanto a que dichos gastos se correspondan a desplazamiento inherentes al nosocomio y estén autorizados expresamente (Resolución) por el Ministerio de Salud.
Los consumos de combustibles deben relacionarse con los kilómetros recorridos, para lo cual deberá tenerse en cuenta lo previsto por el Decreto Nº 4278/05 M.E.H.F.

20- ¿Se pueden administrar fondos particulares de pacientes internados correspondientes a pensiones y jubilaciones?
Atento a lo dispuesto por la Dirección de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Salud en Dictamen Nº 434 del 04/03/10, el Director debe contar con “autorización judicial” para disponer de dichos fondos, caso contrario no podrá continuar administrando los mismos.

21- ¿Qué registros deben implementarse en el Sector Farmacia para el movimiento de medicamentos?
El sector debe contar con registros informáticos y/o manuales en donde consten los movimientos de entradas y salidas de cada medicación. Estos registros deben estar actualizados a los efectos de que permitan determinar las existencias reales a un momento dado.
Se deberán implementar también registros por donaciones, muestras gratis, Plan Remediar, etc.
Los psicotrópicos y estupefacientes deben registrarse en Registro Especial rubricado por el Ministerio de Salud.

22- ¿Deben los Hospitales arancelar por los servicios prestados?
Los Hospitales deben prestar servicios a todas las personas que así lo requieran, sin ningún tipo de restricción. Ahora bien, cuando se trate de pacientes que cuentan con cobertura de Obra Social o Aseguradora de Trabajo, deben realizar todas las medidas administrativas para arancelar sus servicios.
Es necesario asignar responsabilidades según la estructura de cada Hospital, adecuando los protocolos para asegurar la debida captación de todos los pacientes que posean cobertura, tanto en el Sector de Guardias y/o Emergencias como en los servicios ordinarios.
Por otro lado, debe instrumentarse un adecuado seguimiento de las liquidaciones presentadas a cada Obra Social, de los ajustes por débitos y de las cobranzas.

23- ¿Cómo se distribuyen los fondos que cobran los hospitales por Arancelamiento?
De acuerdo a lo dispuesto el Decreto Nº 2762/2021 MS del 23/09/2021, los ingresos arancelarios se distribuyen de la siguiente manera:

2% para el Ministerio de Salud
40% para Personal
30% para Profesionales Médicos
28% resto Hospital

24- ¿Cómo debe procederse en caso de Juicio de Cuentas?
El Director y/o Responsable de administrar fondos debe presentarse al Juicio, en el plazo que establece la Resolución del Tribunal de Cuentas, constituyendo domicilio en la ciudad de Paraná, contestando el cargo formulado y acompañando toda la documentación que acredite los ingresos y egresos del período reclamado.
Es decir, deberá acompañar no sólo todas las planillas renditivas conforme a la Acordada nº 312/2022 TCER, sino toda la documentación original que acredite los ingresos y los egresos de los fondos percibidos -ordenados y foliados.
Deberán incluir los extractos bancarios y libros bancos de todas las cuentas corrientes que se utilicen y Caja Chica.